Cómo mejorar tu productividad personal, métodos y herramientas [Infografía]

Actualmente, y debido a las nuevas formas de trabajo, el flujo constante de asignaciones y el nuevo uso de las tecnologías de información, se nos exige mucho más esfuerzo y tiempo a la hora de realizar nuestras actividades laborales; es por ello que se hace imprescindible hoy en día usar métodos para mejorar la organización y gestión personal y de esta manera lograr ser más productivos.

Hay que tener presente que, la productividad  permite aumentar la rentabilidad, la eficiencia y el rendimiento de una empresa a través de un sistema organizado y utilizando métodos que permitan un buen manejo de los recursos, y con la finalidad de conseguir  resultados que vuelvan eficiente todas las labores desarrolladas dentro de la organización. La productividad conlleva grandes esfuerzos, tanto en el cambio de mentalidad necesario, como en la incorporación de nuevos hábitos y modelos de organización.

Ahora bien, para que una persona sea productiva, primero tiene que estructurar de manera estratégica y organizada las tareas a realizar para obtener una mayor eficiencia y un máximo rendimiento. No obstante, hay que considerar que cada individuo es un ser biológico y subjetivo, y no un robot; por lo tanto hay que tomar en cuenta que en algún momento habrán factores (familia, salud, estado de ánimo, problemas personales) en la persona que afectarán en cierta medida su productividad.

Como dije anteriormente, las nuevas formas de trabajo requiere de nuevas formas de planificación y organización, en tal sentido hoy en día  es pertinente el uso de métodos y sistemas de productividad que permitan dirigir disciplinadamente nuestras actividades para hacerlas más productivas y hacernos personas organizadas y orientadas a la eficiencia.

Elementos a considerar para mejorar la productividad

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Elementos a considerar para mejorar la productividad (Tomado del Blog de Workmeter)

1. Gestionar el tiempo personal

Antes de implementar un método de productividad se hace necesario analizar nuestra situación actual para identificar aquellos elementos que pueden intervenir y hacer que nuestra gestión del tiempo y capacidad de organización disminuya.

Para ello se debe realizar lo siguiente:

Evitar interrupciones

Las interrupciones son aquellas fuentes de distracción que frenan nuestra productividad y eficacia, separándonos de nuestros objetivos y afectando de manera negativa nuestro ritmo de trabajo: Las interrupciones nos hacen perder la concentración, disminuye nuestra motivación y  provoca estrés y ansiedad.

Por lo general, los elementos de distracción más comunes y que afectan nuestra eficacia y productividad son:

  • El móvil.
  • Las redes sociales.
  • El email.
  • Programas de mensajería.
  • Páginas de ocio.

En tal sentido, y para evitar que estos “ladrones del tiempo” hagan mella de nuestra productividad Actívate, Google España recomienda hacer los siguiente:

  1. Desactivar todas las notificaciones y marcar unas horas del día específicas para revisar el email, redes sociales: Las notificaciones son una fuente muy importante de interrupción, porque no solo cortan con lo que estamos haciendo, sino que muchas veces hacen que desviemos nuestra atención y esfuerzos hacia otras tareas. Por ejemplo, podemos estar trabajando en nuestro proyecto y recibir una notificación de un programa de mensajería en el móvil, o del email. Automáticamente eso nos puede llevar a contestar ese mensaje o email. O a visitar el timeline de una red social etc.
  2. Recordar el propósito cada vez que entramos en una web, red social etc. Evitar la navegación inconsciente. Conviene incluso escribirlo en un post-it y dejarlo a la vista. ¿Para qué visitamos, por ejemplo, Facebook mientras trabajamos? Si vemos el timeline podemos pinchar en un enlace que ha compartido un amigo. De ahí vamos a una web donde vemos otro enlace que nos lleva a otra… y cuando nos damos cuenta han pasado horas y estamos en sitios webs que no nos aportan nada.
  3. Cuando estemos haciendo algo importante, dejar el móvil en silencio, quitar la conectividad de datos o el WiFi etc. Los programas de mensajería tipo Whatsapp, Telegram, etc. tienen grandes beneficios, pero también son una de las principales fuentes de interrupciones.
  4. Abrir solo las pestañas del navegador que sean estrictamente necesarias. No cabe duda de que el sistema de pestañas nos da muchas posibilidades, pero también nos distrae de nuestros objetivos y es fuente de navegación inconsciente.
  5. Utilizar para nuestro proyecto únicamente aquellas redes sociales que sean indispensables. A más redes, más interrupciones.

Determinar prioridades

El flujo constante de trabajo hace que se nos acumulen actividades por realizar; por tal motivo se hace imprescindible determinar las prioridades de las diferentes tareas asignadas. Al momento de planificar nuestras actividades hay que tener en cuenta dos factores:

  • Urgente: Son aquellas tareas que tienen menos tiempo de fecha límite y por lo tanto requiere ser atendidas en el menor lapso posible.
  • Importante: Son aquellas tareas que tienen una cualidad de conveniencia, es decir, si no se hace la tarea las consecuencias que sufriremos serán graves.

A continuación, te  muestro las tareas y sus características categorizadas en los siguientes cuadrantes:

cuadrantes para priorizar la urgencia o importancia de una actividad

2. Implementar métodos y sistemas de productividad

A continuación te muestro algunos métodos de productividad más usados actualmente:

GTD

GTD son las siglas de las palabras “Get Things Done”,  título del libro con el que David Allen  ha difundido internacionalmente su método de organización personal.

Este método tiene como finalidad recopilar todas las tareas y proyectos de nuestro día a día y gestionarlos para que los hagamos en el momento preciso y sin agobios. GTD es una metodología ampliamente extendida por todo el mundo, utilizada satisfactoriamente por millones de personas y de probada eficacia.

Este método está compuesto por las siguientes fases:

fases-GTD

Técnica del Pomodoro

La técnica del Pomodoro fue desarrollada por Francesco Cirillo a finales de los 80 y es un método que consiste en administrar el tiempo con la finalidad de vencer nuestra incapacidad de concentrarnos en nuestras tareas. Esta técnica esta  constituída  en dos fundamentos clave:

  • Las tareas se hacen en bloques temporales de 25 minutos.
  • Cada 25 minutos se hace un descanso de 5 minutos.

Scrum 

Scrum es un modelo que define un conjunto de prácticas y roles, que permite gestionar procesos y equipos de forma dinámica en proyectos complejos y que exigen rapidez en los resultados y en los que la flexibilidad es un requisito imprescindible.

Kanban

El método Kanban es un sistema de productividad que permite organizar  los proyectos en tres categorías: Por hacer, Haciendo y Hecho. Con Kanban se puede visualizar, organizar y completar la actividad consiguiendo que los procesos de trabajo sean transparentes.

Al pode visualizar tu trabajo te ayudará a eliminar el estrés porque tienes conocimiento de que estás haciendo y que te falta por hacer.

Inbox Zero

El inbox zero es un método de productividad para casillas de correo electrónico que propone tener nuestra bandeja de entrada lo mas limpia posible utilizando un sistema de cinco etiquetas: borrardelegarresponderpostergar y hacer.

De esta manera se le da curso a los correos recibidos y se trata de tal manera para  procurar no acumular cientos de correos en nuestra bandeja de entrada.

Gracias a este sistema podemos gestionar de forma mucho más eficiente el tiempo que dedicamos a contestar el correo si dejarlo para más tarde.

3. Utilizar herramientas de productividad

Ya hemos visto algunos métodos de organización y gestión personal, ahora vamos a ver qué tipo de plataformas digitales pueden complementar a la perfección dichos métodos para hacer mucho más eficiente el trabajo diario.

Para escoger las mejores herramientas hay que tomar en cuentas los siguientes aspectos en ella:

  • Soporte y actualizaciones.
  • Contenido formativo e informativo.
  • Integración con otras aplicaciones.
  • Posibilidad de exportar los datos.
  • Instalación y sincronización con dispositivos móviles.

A continuación te menciono algunas herramientas para mejorar tu productividad:

Gestores de notas

gestores-notasGestores de proyectos y tareas

gestion-proyectos-tareas

Gestores de correo electrónicos

gestion-correo-electronicoGestores de calendario

gestion-calendario

Gestores de archivos

 

gestion-archivos

Gestores de tiempo

Estas herramientas  permiten almacenar de forma automática el tiempo dedicado a las tareas que tenemos programadas en el gestor de tareas.

Cabe destacar que, algunas aplicaciones de gestión de tareas y proyectos ya llevan integrada la opción de time tracking por defecto, pero para otras es necesario complementarlas con estas herramientas.

Infografía: Cómo mejorar tu productividad

como-mejorar-productividad

Recursos:

El blog de WorkMeter (2013, Enero o8). 5 Métodos para Mejorar la Gestión del Tiempo en tu Empresa. Recuperado de: https://es.workmeter.com/blog/bid/254184/5-M-todos-para-Mejorar-la-Gesti-n-del-Tiempo-en-tu-Empresa

Actívate, Google España

2 comentarios en “Cómo mejorar tu productividad personal, métodos y herramientas [Infografía]

    • Efectivamente, son múltiples las tareas que realizamos en un tiempo determinado de las cuales no nos damos cuenta, ésto en cierta medida deteriora nuestro rendimiento y afecta la eficacia; además, considero que al realizar varias tareas al mismo tiempo disminuye nuestra capacidad de atención, por lo que centrarnos en una única tarea en un tiempo determinado nos hace ser más productivo. Saludos.

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