5 Tipos de Documentos Legales que Necesitas al Crear tu Negocio

Te sorprendería saber que pocas empresas obtienen los documentos legales más fundamentales antes de comenzar. Sin embargo, tener en su lugar los documentos correctos cuando comienzas es esencial para el éxito de tu negocio.

¿Cuáles son los documentos legales necesarios más importantes?

1. Acta constitutiva

Comenzar un negocio suele ser más fácil cuando lo haces con un socio  o socios con los que puedes compartir responsabilidades y dividir los costos de inicio. Por otro lado, hay muchos problemas que pueden surgir de una asociación comercial, ya sea entre dos personas o más. Por tal motivo al inicio de cualquier negocio se crea un acta constitutiva.

Un acta constitutiva es un documento legal que constituye el fundamento jurídico y el eje fundamental en la creación e inicio de una organización o empresa.

Un acta constitutiva te permitirá definir claramente los términos de la sociedad y evitar costosos problemas legales en el futuro. En este documento se especifica:

• Los nombres de los socios.
• La división del trabajo y la autoridad.
• La duración de la sociedad.
• Las aportaciones o contribuciones de cada socio al negocio (dinero, terreno o equipo comercial) que determinarán el capital social.
• Cómo se pueden agregar nuevos socios, si es necesario.
• Establece los servicios o productos a comercializar.
• Estipula los objetivos de la sociedad.
• Establece la razón social o denominación social.
• Establece la forma en que se distribuirán las utilidades; y se atenderán las pérdidas, el fondo de reserva, y las pautas de disolución que permitirán liquidar la empresa.

2. Plan de negocios

Casi todas las empresas necesitan un poco de financiación para empezar. Un plan de negocios puede ayudarte a atraer la inversión que necesitas y, por lo general, es un requisito cuando buscas financiamiento en una entidad bancaria.

Un plan de negocios es un documento que debe cubrir todo lo que un inversionista potencial querría saber, principalmente:

• Quien maneja tu negocio.
• Tus productos o servicios.
• Tu estrategia de marketing y ventas.
• Lo que necesitas para operar de manera efectiva.
• Tu mercado objetivo y cómo planeas alcanzarlo.
• Qué riesgos existen en el mercado en el que operas.
• Cómo se entregarán tus productos o servicios a tus clientes.

En resumen, tu plan de negocios es una declaración clara de por qué necesitas el dinero, cómo se gastará y cómo se recuperará. De esta manera, tus posibles inversores pueden tomar rápidamente una decisión informada sobre si invertir o no en tu negocio.

3. Contrato de trabajo

Un contrato de trabajo escrito puede aclarar lo que se espera tanto del empleado como del empleador y ayuda a evitar conflictos futuros al abordar aspectos importantes del acuerdo de empleo, tales como:

• Salarios y otras compensaciones.
• Beneficios.
• Deberes y responsabilidades.
• Horas laborales.
• Posición.
• Confidencialidad.
• Plazo de rescisión y notificación.
• Otras cláusulas.

Otras ventajas de tener un contrato de trabajo por escrito son las siguientes:

• Proporciona claridad en cuanto a los términos del empleo.
• Proporciona un mecanismo mediante el cual cada parte puede negociar los términos del contrato de trabajo.
• También se puede utilizar como un medio para proteger secretos comerciales particulares, material protegido por derechos de autor y otra información confidencial mediante una cláusula de confidencialidad.
• Se puede hacer referencia a él en el futuro cuando haya una disputa sobre cualquier aspecto del acuerdo de empleo, como los deberes de un empleado o la notificación de despido.
• Crea una relación formal y una base sólida entre el empleador y el empleado, así como una sensación de estabilidad y seguridad para ambas partes.

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4. Acuerdo de confidencialidad

Toda empresa debe preocuparse por proteger su ventaja competitiva. Esto significa asegurarse de que cualquier información de propiedad que comparta con sus empleados o socios comerciales no se haga pública.

Un acuerdo de no divulgación también conocido como acuerdo de confidencialidad puede ayudarte a proteger tus prácticas comerciales y propiedad intelectual, como los secretos comerciales, para que no caigan en manos de tus competidores.

Los acuerdos de no divulgación prohíben que un empleado o socio comercial divulgue información confidencial y de propiedad que pertenezca a la empresa.

Antes de compartir cualquier información confidencial con tus empleados, debes poner por escrito tus expectativas de confidencialidad para que tus empleados comprendan tanto los deberes como los privilegios de tener acceso a este conocimiento.

Si un empleado incumple su acuerdo de confidencialidad, puede ser demandado por daños y perjuicios para compensar a tu empresa por la pérdida de beneficios.

5. Aviso legal y política de privacidad

El aviso legal y la política de privacidad son dos de los documentos legales más elaborados en la actualidad. Rigen los términos y condiciones para el uso del sitio web o la aplicación móvil de una empresa.

Como sugiere el nombre, el aviso legal, es literalmente un conjunto de términos mediante los cuales un visitante puede utilizar el sitio web o la aplicación móvil de tu empresa.

Del mismo modo, una política de privacidad le dice al usuario cómo utilizará los datos y la información que se recopila de ellos cada vez que visitan tu sitio web o utilizan tu aplicación móvil.

Hay tres razones fundamentales por las que debes tener vigentes el aviso legal y la política de privacidad:

1. Pagos online: si no tienes términos de política de privacidad, es posible que no puedas obtener una pasarela de pago para tu sitio web o aplicación móvil. Como resultado, no podrás aceptar pagos en línea.
2. Confianza: la mayoría de los clientes no querrán que su información se comparta con otros bajo ninguna circunstancia, y no podrán confiar su información y negocios en ti, si no cuentas con estas políticas. Una política de privacidad es esencial si deseas que los usuarios se sientan cómodos usando tu sitio web.
3. Seguridad: como empresa, no podrás tomar medidas contra un usuario que se comporte mal en tu sitio web, por ejemplo, pirateando o publicando contenido ofensivo o abusivo en tu sitio.

Conclusión

Probablemente, ante el furor que supone iniciar tu propia empresa, es posible que pases por alto considerar la creación de estos documentos legales.

Crear estos documentos y tenerlos a mano te ayudará de manera satisfactoria en el momento que la empresa lo requiera, bien sea:

• Para registrar y legalizar tu empresa (Acta constitutiva)
• Al pedir préstamos a un banco o al tener una reunión con inversionistas (Plan de negocios)
• Al contratar empleados (Contrato de trabajo)
• Al querer mantener confidencialmente tus procesos operativos y creativos (Acuerdo de confidencialidad)
• Al momento de crear tu sitio web, ecommerce o aplicativo móvil (Aviso legal y política de privacidad)

Tener estos documentos es muy importante para cualquier negocio. Supone el apego a las leyes y permite transmitir confianza a nuestros socios, empleados y clientes.

Imagen en portada: Illustration by Freepik Storyset

Rosana Rosas

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