Cómo Hacer una Presentación efectiva [Infografía]

Si tienes que hacer una presentación como parte de tu trabajo y lo encuentras complicado, abrumador o simplemente aterrador, este es el artículo para ti. El mundo de las presentaciones ha cambiado drásticamente recientemente y ahora se está haciendo mucho más de manera online. 

Al prepararte para una presentación, hay varias etapas por las que probablemente pasarás y te las comparto a continuación:

1. Comprende la tarea

¿Sabes exactamente lo que tienes que hacer? Ya sea una presentación en un contexto laboral o estudiantil, es esencial que tengas claro lo que vas a hacer y lo que se espera que ofrezcas.

2. Considera el propósito

¿Por qué estás dando esta presentación? ¿Es para informar, persuadir, lanzar un producto o servicio, demostrar evidencia o conocimiento? Definir tus objetivos principales en un punto inicial es útil y será la primera etapa para ayudarte a alcanzarlos.

3. Considera a la audiencia

¿Hablarás con gerentes superiores, colegas, socios, estudiantes, compañeros de clase y tutores? Adapta tu charla de acuerdo con la audiencia que esperas y recuerda que el contenido y el enfoque deben ser interesantes y relevantes para ellos.

Es esta parte es importante que tomes en cuenta lo siguiente:

Tu audiencia influirá en el contenido y la entrega de tu presentación. Puede que tengas que hablar con altos ejecutivos, colegas o socios en un contexto profesional. Tal vez estés dando una presentación a un posible empleador o presentando a compañeros y tutores en un curso de marketing digital.

Cualquiera sea el contexto, debes considerar cuidadosamente el tema que estás presentando, el idioma que estás utilizando, el nivel de conocimiento asumido que tendrá la audiencia y la formalidad de la situación. Es importante adaptar el contenido y el enfoque de tu presentación de acuerdo con tu audiencia.

4. Investiga el tema

¿Cómo y dónde obtendrás información para la presentación? ¿Tus fuentes estarán online, vendrán de libros u otra literatura, de colegas? Ten en cuenta de seleccionar y usar las fuentes apropiadas y hacer referencias en consecuencia.

5. Planifica y diseña la estructura

¿Cómo vas a organizar la información que deseas comunicar? Decide qué contenido vas a colocar en cada una de las secciones principales (introducción, cuerpo y conclusión) y en qué orden.

6. Planifica contenido detallado

¿Qué información específica vas a poner en cada sección? Divide el cuerpo principal en subsecciones y puntos clave según sea necesario y planifica exactamente qué detalles deseas incluir en cada parte.

7. Practica y revisa según sea necesario

¿Qué puedes hacer en términos de ensayo? Practica haciendo tu presentación: graba, evalúate a ti mismo, pide comentarios de tus compañeros, amigos o familiares. Revisa el contenido y / o el estilo de entrega y practica nuevamente hasta que te sientas seguro y listo para hacer tu presentación.

Ahora que conoces las etapas a las cuales te enfrentaras al momento de preparar una presentación, es hora de que conozcas cómo desarrollar las diapositivas para tu presentación.

Cómo crear las diapositivas de una presentación

En primer lugar, hacer presentaciones no es una actividad divertida si solo se trata de poner información en una diapositiva. En cambio, adopta el enfoque de un director o diseñador y crea documento que te ayude a dar vida al contenido escrito.

1. Crea un guión

Antes de hacer las diapositivas, debes tener una narración escrita palabra por palabra. Trabaja en al menos dos borradores, pensando en tu estructura antes de intentar crear toda la presentación.

Una vez que estés satisfecho con el contenido, puedes pasar a crear la historia visual. Trabaja párrafo por párrafo y determina si esa idea necesita una diapositiva, o si se pueden combinar varios párrafos en una sola diapositiva.

Una vez que hayas determinado cuántas diapositivas tendrás, piensa en el contenido de cada diapositiva.

• ¿Cuál va a ser el lenguaje de la diapositiva (formal, informal)?
• ¿Será un gráfico, un diagrama de flujo, una fotografía?
• ¿Crearás gráficos personalizados para ilustrar tu contenido?
• ¿Qué significan las palabras de tu guión y por qué las dices?
• ¿Cuál quieres que sea el mensaje a transmitir?

2. Desarrolla el contenido visual

Ahora que has creado tu guión, es hora de darle vida a tu presentación.

Los activos visuales comunican más información de manera más eficaz. Por lo tanto, es esencial crear el mejor contenido visual posible para tu presentación. Para que tu presentación se destaque, debes crear diapositivas que estén diseñadas gráficamente para ser estéticamente atractivas.

Hay muchos elementos visuales que puedes reunir y utilizar a tu favor. Aquí, tocaré los conceptos básicos: fuente, color e imágenes. 

a) Fuente

Cuando se usan con un propósito, las fuentes pueden hacer que tus imágenes se destaquen, ayudan a transmitir un mensaje con claridad y permiten que el texto se destaque en una diapositiva. Sin embargo, elegir la fuente adecuada para tu presentación puede ser difícil. Hay varias opciones de estilo, diferentes pesos y tamaños, luego debes considerar cómo emparejar las fuentes.

Por ejemplo, puedes optar por emparejar una fuente normal con una cursiva. La fuente regular es directa y sencilla, mientras que la cursiva proporciona énfasis, sugiere importancia o agrega una apariencia y sensación más suave.

b) Color

Si piensas en algunas de las marcas populares del mundo, es más probable que las recuerdes y las asocies con sus combinaciones de colores. Por lo tanto, el color puede desempeñar un papel importante en la identidad de tu marca y presentación.

Piensa en el color azul y las marcas que lo usan. Están Skype, Facebook, HP y muchos más. El color azul generalmente se asocia con características como confianza, inteligencia, consistencia y eficiencia.

c) Imágenes

Una imagen vale más que mil palabras, por lo que debes ser creativo y selectivo cuando se trata de las imágenes en tu presentación. Deseas usar fotos que mejoren el significado. Para la mayoría de los temas, podrás encontrar una buena pieza de periodismo fotográfico que atraerá la atención del público, en lugar de una foto genérica. Las imágenes simples y dinámicas pueden ser muy útiles porque pueden traducir visualmente lo que estás diciendo sin tener que enfocarte como presentador.

Es importante que las fotos que elijas sean adecuadas para tu presentación. Asegúrate de que ellas:

• Tengan una buena resolución.
• Complementen el tema del que estás hablando.
• Sean claras y no estén compuestas de manera compleja.
• Puedan ser usada libremente (no estén sujetas a derechos de autor).

Técnicas para realizar presentaciones orales

Ahora conocerás varias técnicas para ayudarte a ofrecer una presentación sólida. Observarás la comunicación no verbal (incluidas las expresiones faciales y el lenguaje corporal) y descubrirá cómo utilizar mejor tu voz.

1. Comunicación no verbal

Puede que no lo hayas notado antes, pero gran parte de tu comunicación cara a cara es no verbal. Eso significa que te has comunicado sin usar palabras y, en cambio, estás usando tu cuerpo para expresarte.

Piensa en tu día hasta ahora: ¿Con cuántas personas has hablado o visto? Sin querer, ya has expresados y reaccionado a cientos de señales no verbales, desde expresiones faciales hasta gestos posturales.

Imagínate si estuvieras viendo a un orador dar una presentación sobre cómo tener confianza en el trabajo, pero durante todo el discurso estaba mirando al suelo. ¿Estarías más inclinado a creer que es una persona segura de sí misma o que es una persona tímida y nerviosa? La mayoría de nosotros creemos que los signos no verbales se comunican porque es una forma natural en la que revelamos nuestros sentimientos e intenciones genuinas.

Puedes utilizar la comunicación no verbal para crear una presentación abierta, positiva y atractiva. Esto fomentará un entorno de apoyo y colaboración entre tú y tu audiencia.

Veamos tres de las principales formas de comunicación no verbal y cómo utilizarlas de forma más eficaz.

a) Expresiones faciales

Las expresiones faciales son los pequeños movimientos o cambios de posición de los músculos faciales. Estos se pueden usar para transmitir felicidad, tristeza, ira, miedo, etc. Una de las mayores ventajas de las expresiones faciales es que sus significados son casi completamente consistentes en todas las culturas, por lo que pueden usarse para una audiencia internacional y serán entendidos por todos.

• Sonríe con frecuencia, ya que esto ayuda a mostrar franqueza, calidez y amabilidad. Esto significa que tu audiencia es más receptiva para escuchar y tomar en cuenta lo que tienes que decir.
• Usa tus expresiones faciales para reflejar tu contenido; pueden ayudar a que tu presentación sea más carismática y dinámica. Por ejemplo, levantar las cejas cuando hablas de algo sorprendente.

b) Contacto visual

El contacto visual es mirar continuamente a los ojos de otra persona. Esta puede ser una expresión fuerte en sí misma, ya que muestra que estás completamente presente en el momento. Esto significa que indicas interés y que estás concentrado en la conversación. Mantener el contacto visual puede ser una experiencia incómoda y, a veces, puede hacer que las personas se sientan vulnerables. Es aceptable en diversos grados según la cultura, pero en general el contacto visual es una habilidad importante en el lugar de trabajo porque demuestra que estás concentrado y comprometido.

• Usa el contacto visual para establecer una conexión con tu audiencia pasando tiempo mirando a cada persona (o tantas personas como sea posible) para que sientan que solo estás hablando con ellos. El contacto visual también ayudará a la audiencia a sentir que realmente te has conectado con ellos. No tendrás contacto visual con cada individuo en la habitación si tienes una audiencia considerable.
• Tu voz sigue a donde van tus ojos, así que si quieres proyectar, asegúrate de fomentar la vista al fondo de la sala.
• Primero haz que tu mirada caiga en la parte posterior de la audiencia y luego tira la mirada hacia adelante para que no sean solo las primeras filas las que reciben contacto visual y conexión.

c) Gestos

Los gestos son los movimientos que realizas con las manos, la cara, la cabeza y otras partes de tu cuerpo. Aunque es una forma muy importante de comunicarse, los gestos a menudo se descuidan durante las presentaciones. Muchas veces hacemos estos movimientos y señales de manera inconsciente, pero para una audiencia, estos gestos pueden parecer deliberados, por lo que es importante estar al tanto de ellos a lo largo de tu presentación.

• Trata de no permitir que los gestos inconscientes (como retorcerse las muñecas o juguetear con la ropa) se hagan cargo. Se intencional con tus gestos y utilízalos a tu favor para ayudar a comunicar el significado sin palabras.
• Limita los movimientos repetitivos o antinaturales (como hacer clic con un bolígrafo o dar golpecitos con el pie) para que no distraigan a tu audiencia.
• Use tus manos para mostrar números. Estos son fáciles de agregar a tu presentación y pueden resaltar cuántos puntos deseas hacer.
• Haz que tu audiencia se sienta cómoda al mostrar las palmas de tus manos abiertas, ya que implica apertura y ausencia de amenaza.
• Mantener las manos en la línea media del cuerpo tiende a ser un área cómoda porque puedes juntar las manos para mantenerte relajado y centrado y luego no tienes que ir muy lejos para levantar los brazos y señalar las diapositivas.
• No hagas gestos todo el tiempo, deja que tus manos se relajen por momentos durante la presentación. Esto ayudará a garantizar que estás gesticulando con intención y significado.

2. Lenguaje corporal

El lenguaje corporal puede ayudarte a maximizar tu compromiso. ¿Por qué estás físicamente presente frente a un grupo de personas cuando podrías haber elegido otro medio, como un video, un podcast o una plataforma de lectura? Aprovecha esa comunicación cara a cara para impresionar y fomentar esa línea de comunicación.

A continuación te muestro algunos consejos sobre lo que puede hacer antes y durante tu presentación.

a) Antes de comenzar a presentar

1. Ingresa al escenario con intención (de pie y caminando con confianza).
2. Enraizate en tu peso corporal.
3. Usa esa intención para desbloquear tu lenguaje corporal.
4. Toma dos respiraciones profundas.
5. Siempre comienza con una sonrisa. Si te sientes relajado, el público se sentirá relajado.

b) Mientras estas presentando

• Mantén el pecho abierto y los hombros hacia atrás y hacia abajo.
• Asegúrate de que tus brazos estén en una posición cómoda, preferiblemente a nivel medio.
• Se receptivo con tu audiencia.
• Utiliza toda la capacidad de tu voz.

3. Usa tu voz

Cuando intentas transmitir tu mensaje, no es solo lo que dices sino cómo lo dices. La entonación y el tensión en tu voz transmiten diferentes significados.

a) Entonación

La entonación es el ascenso y la caída de la voz al hablar. Subir o bajar su tono vocal expresa diferentes significados, que pueden ayudarte a comunicar tu mensaje con mayor claridad.

El énfasis es el énfasis en ciertas sílabas, palabras u oraciones para indicar su importancia en una sección en particular.

Imagina que tu amigo te acaba de decir que compraron una casa. La forma en que respondes usando la palabra «En serio» tiene un significado diferente según la entonación:

• Una entonación creciente puede mostrar sorpresa
• Una entonación descendente puede mostrar incredulidad
• No cambiar tu entonación en absoluto puede sonar sarcástico

b) Velocidad

Un paso importante para convertirse en un presentador eficaz es asegurarte de que la velocidad de entrega sea la adecuada.

Tu ritmo variará, pero si hablas demasiado rápido, el público tendrá dificultades para seguir tu presentación, y si es demasiado lento pueden perder interés.

Es importante hacer una pausa en los puntos regulares, ya sea para indicar una interrupción en el flujo natural de la presentación o después de resaltar un punto significativo. Esto le da tiempo a la audiencia para procesar lo que has dicho.

Intenta mantener tu discurso a un ritmo constante en tus presentaciones. Cuando practiques, puedes intentar cambiar la velocidad para que sea un poco más rápido; esto puede mostrar pasión, urgencia y emoción. Si deseas transmitir precaución, importancia o tristeza, intenta que tu ritmo sea un poco más lento.

c) Volumen

El volumen, como el ritmo y la entonación, puede revelar el estado de ánimo y la mentalidad de un presentador.

Es importante que tu entrega tenga un nivel de ruido adecuado. Hablar demasiado alto puede molestar a la audiencia y un volumen bajo dejará a los oyentes igualmente frustrados. Apunta a ajustar tu volumen en función de la ubicación de la presentación y la audiencia.

Algunos presentadores verifican que las personas en la parte posterior del lugar puedan escucharlos antes de comenzar su charla para asegurarse de que estén hablando al volumen correcto para que todos puedan escuchar.

d) Claridad

Siempre que realices una presentación, es esencial que la charla tenga objetivos específicos y se exprese claramente.

El propósito de una presentación comercial puede ser informar, persuadir o recomendar. El éxito del resultado no solo se basará en el contenido y las imágenes, sino también en la claridad de su entrega.

La gente habla en una variedad de acentos locales y regionales y el español puede no ser su primer idioma. El aspecto más importante es que el significado y el mensaje principal de tu presentación se comuniquen de manera efectiva.

¿Cómo se asegura de que tu entrega sea clara?

La siguiente guía te ayudará a mejorar la claridad general de la presentación:

• Habla a un ritmo y volumen adecuados.
• Verifica la pronunciación del vocabulario de antemano: identifica vocabulario y frases importantes y cerciórate de saber cómo decirlos.
• Asegúrate de que solo se destaquen los puntos importantes en las diapositivas; evita usar demasiado texto.
• Párate en una posición adecuada (no detrás de la computadora o frente a la pantalla) y mantén contacto visual con el público.
• Práctica: una preparación y ensayo cuidadosos generarán confianza.

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Lidiando con los nervios

Incluso los mejores oradores se ponen nerviosos antes de una presentación, es natural. La clave es cómo canalizar esa energía nerviosa, tensión y adrenalina de una manera positiva y productiva.

Los nervios pueden vencernos antes y / o durante una presentación. A continuación, te muestro cómo puedes abordar las ansiedades para garantizar que tu rendimiento no se vea afectado.

• Prepárate: asegúrate de haber planeado y preparado tu presentación por adelantado.
• Práctica: ensayar tu presentación es vital.
• Llega temprano: familiarízate con el lugar, verifica la tecnología y cualquier nota / tarjeta de referencia que estés utilizando.
• Mantente hidratado: bebe un poco de agua y evita la cafeína.
• Relájate: usa estrategias como ejercicios de respiración, cerrar los ojos y contar hasta diez, y tener una actitud mental positiva diciéndote a tí mismo que será una presentación exitosa.
• Enfócate: centra tus pensamientos durante unos segundos teniendo un momento tranquilo.
• Sonríe: intenta comenzar tu presentación de una manera segura y positiva.

Conclusión

A la hora de hacer una presentación la clave es estar preparado mentalmente y encarnar ese sentimiento. Poseer espacio es un estado mental y no un acto físico, así que deja de enfocarte en ti mismo. Cuando empiezas a pensar demasiado, te desconectas de las personas con las que intentas conectarte con tu presentación. Centra tu atención en la audiencia. Quieres educarlos y expresarles tu presentación porque son tu intención. 

Recuerda siempre seguir siendo tu yo auténtico y veraz, y presentar con propósito, intención y enfoque.

Infografía: 7 Etapas para Crear una Presentación Efectiva

Imagen en portada: Illustration by Freepik Storyset

Rosana Rosas

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