fbpx

10 Consejos para manejar tu tiempo como un profesional [Infografía]

Como emprendedora sé que es probable que tengas una lista de «tareas pendientes» muy larga, lo que puede provocar que te sientas abrumado y no sepas por dónde empezar. Como todos sabemos, esto puede conducir a la desmotivación y la procastinación, lo que en última instancia resulta en una disminución de la productividad.

Muchos propietarios de pequeñas empresas y emprendedores luchan por concentrarse en hacer crecer su negocio porque están atrapados en los detalles. Están demasiado ocupados tratando de usar varios sombreros durante el día (el vendedor, el contador, el administrador, el agente de servicio al cliente y el coordinador de logística, por nombrar algunos).

Al mismo tiempo que entrega un producto o servicio, equilibra las necesidades del cliente, las finanzas y mantiene el entusiasmo y el respeto de los empleados, también hace malabarismos con la vida personal, la salud, la felicidad y los compromisos familiares.

Y sí, es difícil, yo he estado allí. ¡Y te entiendo perfectamente!

Por eso hoy quiero compartirte mis 10 mejores consejos para administrar tu tiempo, brindándote las herramientas que necesitas para recuperar tu productividad y volver a manejar tu negocio como el jefe que en un principio te propusistes ser.

1. Crea una lista de tareas pendientes

La mejor manera de distribuir tu tiempo es conociendo lo que debes hacer. Debes tener una lista sólida de «tareas pendientes» para mantener el rumbo. Debes tomarte el tiempo al inicio de cada semana para trazar tus metas y objetivos. Esto te dará una idea más clara de lo que debes hacer. Piénsalo de esta manera ¿Cómo puedes administrar tu tiempo de manera efectiva si no sabes lo que quieres lograr?

Existen excelentes herramientas online para esto, como Asana, Airtable, Trello o ClickUp que son esencialmente listas online de tareas pendientes. Échales un vistazo, pruébalas y descubre cuál de ellas te funciona.

2. Prioriza

Ahora que tienes tu lista de tareas pendientes, es hora de establecer prioridades. Estos son los fundamentos de la gestión del tiempo. La priorización es el proceso de determinar qué tareas son más importantes y, por lo tanto, deben abordarse primero.

¿No estás seguro de cómo averiguar cuál es la prioridad más alta? Mi consejo para ti es considerar el IMPACTO.

Pregúntate a ti mismo lo siguiente: Si no se completa la tarea…

  • ¿Tendrá el mayor impacto negativo en la satisfacción del cliente?
  • ¿Dañará financieramente a la empresa?
  • ¿Cuándo es la fecha límite?
  • ¿Dependen otras tareas de que ésta se complete? ¿Cuáles son los efectos en cadena?
  • ¿Es esta tarea para una persona de alto perfil (por ejemplo, un CEO) o un cliente VIP?

3. Sal de la multitarea

Sí, la multitarea puede ser algo maravilloso y se siente como si estuvieras al mando de todo. Pero, el simple hecho es que la multitarea en realidad solo divide tu tiempo entre dos tareas y tu cerebro tiene que reajustarse rápidamente entre esas dos tareas. Esto es contraproducente e ineficaz. Al concentrarte solamente en una tarea y terminar antes de pasar a la siguiente, notarás un gran aumento en la eficiencia.

4. Pon tu negocio en orden

Realiza una revisión de tus estructuras de archivo para asegurarte de que estén optimizadas para la eficiencia. Al contar con una estructura de archivo clara, lógica y eficaz, esto mejora la capacidad para ti y los miembros de tu equipo para localizar documentos de forma rápida y sencilla, lo que te permite ahorrar tiempo durante el día.

Utiliza una plataforma basada en la nube como OneDrive, DropBox o Google Drive para almacenar tus documentos de manera online, lo que permite que cualquiera pueda acceder a ellos, desde cualquier lugar y en cualquier momento.

5. Automatiza

Al crear plantillas para procesos repetitivos y asegurarte de aprovechar la tecnología adecuada para automatizar tus flujos de trabajo, puede ayudarte a ahorrar una gran cantidad de tiempo (y capacidad intelectual) en tu día.

Te podría interesar:

6. Controla tu tiempo

El tiempo es valioso. Pero, ¿Sabes realmente en que gastas tu tiempo cada semana? Realiza una auditoría para averiguar qué actividades están consumiendo tu valioso tiempo. Hay tantas opciones de software de seguimiento del tiempo, y muchas de ellas tienen excelentes versiones gratuitas disponibles. Echa un vistazo a Clockify, Harvest o Toggl.

Una vez que tengas una idea más clara sobre en qué gastas tu tiempo cada semana, puedes identificar qué actividades están agotando tu productividad y poner en marcha un plan sólido para eliminar esos elementos que afectan tu desempeño.

7. Aprende a delegar

Aprender el arte de la delegación o la subcontratación es una habilidad muy importante para los emprendedores y dueños de negocio. La verdad es que eres increíble, pero simplemente no puedes hacerlo todo.

Esto podría ser tan simple como delegar en un miembro del equipo interno o incluso subcontratar a un experto. Entonces, la próxima vez que no tengas el tiempo, la habilidad o la voluntad para completar una tarea, contrata a alguien que sí lo tenga.

8. ¿Eres madrugador o noctámbulo?

¿Qué tan bien te conoces a ti mismo? ¿Te desempeña mejor a primera hora de la mañana o se te ocurren las ideas a altas horas de la noche? ¡Calcula tu ventana de rendimiento óptimo y ÚSALA!

Si te desempeñas mejor a primera hora de la mañana, aborda primero tu prioridad más alta o la tarea más difícil del día, de modo que tengas una mejor oportunidad de completar la tarea más importante antes de que comience la niebla mental de la tarde.

9. Reevalúa las relaciones con los clientes

Considera esto: ¿Hay ciertos clientes que tienden a agotar tu tiempo repetidamente todos los días?

Si te encuentras continuamente apagando incendios para el mismo cliente, respondiendo con tareas no facturables o atendiendo problemas, con poca o ninguna recompensa, entonces tal vez sea hora de reevaluar algunas de las relaciones con tus clientes y si valen la pena su tiempo.

10. Time blocking: una nueva técnica

El time blocking es una técnica de gestión del tiempo en la que divides tu día en «bloques» de tiempo dedicados a tareas específicas. Esto te permite concentrarte en una tarea específica durante un período determinado de tiempo, sin distracciones. Eso significa no abrir tus correos electrónicos e ignorar cualquier cosa que aparezca durante ese período en particular.

Por ejemplo, tu día puede verse así:

9.00-11.00 am: Responde las consultas de los clientes en la bandeja de entrada.

11.00-1.00pm: Procesar órdenes.

Pausa para almorzar

2.00-2.30pm: Revisar los correos electrónicos.

2.30-4.30pm: Reuniones con clientes / Reuniones en Zoom

4.30-5.00pm: Revisar la lista de «tareas pendientes» y planificar para el día de mañana

Infografía: 10 Tips para manejar tu tiempo como un profesional

Imagen en portada: Illustration by Freepik Storyset

2 comentarios en «10 Consejos para manejar tu tiempo como un profesional [Infografía]»

  1. Excelente me encanto y es de mucha utilidad para mi. Bendiciones!!!

    Responder
    • Hola Claudimar, me da mucha alegría saber que te haya gustado mi artículo y te sirva de ayuda; tu comentario me da la motivación para seguir creando contenido que ayude a los demás.

      Gracias!!!

      Responder

Deja un comentario

Responsable: Rosana Rosas.
Finalidad: Gestionar los comentarios.
Legitimación: Tu consentimiento aceptando la Política de Privacidad.
Destinatarios: No se cederán datos a terceros, salvo obligación legal. Los datos que me facilites están ubicados en servidores cuya sede se encuentra dentro del territorio de EEUU o gestionados por Encargados de Tratamiento acogidos al acuerdo Privacy Shield.
Derechos: Podrás ejercer tus derechos, entre otros, a acceder, rectificar, limitar y suprimir tus datos.

¡Gracias!

Pero sólo falta un paso más

Necesito que confirmes tu dirección de email en el correo que te he enviado.

**Nota: Revisa todas las bandejas de tu correo (Ej. Spam, promociones, notificaciones o social) para ver el email de confirmación.